Konfiguration

Konfiguration

Erweiterungen → Meine Erweiterungen → lexoffice FiBu → Konfiguration auswählen und die App Einstellungen bearbeiten.

Debug Modus:
Ist diese Option aktiviert, werden JSON Daten die nach lexoffice gesendet werden zusätzlich ins Log geschrieben. Bei Problemen mit der Übertragung können  diese Daten als erstes herangezogen werden zur Prüfung.

Beleg automatisch nach Erstellung der Rechnung oder Gutschrift nach lexoffice übertragen:
Wird in der Administration eine Rechnung oder Gutschrift erstellt, wird direkt im Anschluss automatisch der Beleg nach lexoffice übertragen.

OSS Variante:
Bitte hier die entsprechende Einstellung auswählen, die auch in lexoffice selbst unter „Allgemeine Einstellungen“ konfiguriert wurde.

Kategorie für Belege:
Mit dieser Option wird festgelegt, in welche Kategorie bei lexoffice die Belege kategorisiert werden.
Dafür stehen folgende lexoffice Kategorien zur Verfügung:
– Warenverkäufe
– Dienstleistungen
– Einnahmen

Bei Bestellungen in Drittländer oder EU-Länder, wird automatisch die korrekte Kategorie in lexoffice verwendet.

Steuerfrei:
Bei der Kleinunternehmerregel muss Steuerfrei auf „Ja“ gestellt werden.

Sammelkunde oder Daten aus Beleg verwenden:
Belege können auf den Systeminternen Sammelkunden (wird automatisch von lexoffice erstellt) oder individuellen Kunden gebucht werden.

Werden die Kundendaten aus dem Beleg verwendet, dann wird anhand der E-Mail Adresse geprüft, ob der Kunde bereits in lexoffice vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Kunde direkt in lexoffice angelegt mit den Daten aus der Bestellung.

Anrede des Kunden verwenden:
Anrede des Kunden wird nach lexoffice übertragen.

Kundennummer aus dem Shop ins Notizfeld beim Kunden eintragen:
Die Shop Kundennummer wird beim Kunden hinterlegt.

Token

Bevor die Schnittstelle genutzt werden kann, muss ein Access Token generiert werden. Dazu ist es nötig bei lexoffice ein Authorisierungscode anzufordern.

Unter Meine Apps → SHOPSY lexoffice FiBu App → SHOPSY lexoffice FiBu Token kann einfach über den Button „Authorisierungscode von Lexoffice erhalten“ der benötigte AuthCode erstellt werden. Der Button öffnet ein neues Fenster, bei dem man sich in seinen lexoffice Account einloggen muss.

Der Zugriff muss noch bestätigt werden und anschließend erhält man seinen Authorisierungscode.
Dieser Code wird anschließend im Feld „Authorization Code“ eingefügt. Nachdem die Datenschutzbestimmungen akzeptiert wurden, wird der Button „Token generieren“ freigeschaltet.

Im letzten Schritt muss nur noch das Token generiert werden indem auf den Button „Token generieren“ geklickt wird.

Order Listing

Rechnungen und Gutschriften werden automatisch nach lexoffice übertragen, sofern die entsprechende Option in den Einstellungen gesetzt ist.

Dort bitte beachten, dass man lediglich einmal auf den Button „Beleg erstellen“ klickt. Ansonsten wird der Beleg erneut erstellt. Das Fenster schließt sich automatisch und eine Info zur Erstellung des Belegs wird nach Abschluss des Vorgangs angezeigt.

Unter Meine AppsSHOPSY lexoffice FiBu App → SHOPSY lexoffice FiBu Bestellungen können Belege manuell übertragen werden.
Es werden Bestellungen mit dazugehörigen Belegen (Rechnungen/Gutschriften) angezeigt, die bereits erstellt wurden.

Werden die Belege nicht automatisch nach erstellen nach lexoffice übertragen oder gab es bei der Übertragung einen Fehler, besteht die Möglichkeit den Beleg manuell über den entsprechenden Button nach lexoffice zu übertragen.

Vor jedem import wird geprüft, ob der Beleg mit der Rechnungsnummer bereits in lexoffice vorhanden ist. Ist dies der Fall, dann wird der Beleg nicht erneut importiert. Falls trotzdem ein Beleg erneut importiert werden soll, muss dieser erst in lexoffice entfernt werden.

Log

Unter Einstellungen → Logs können weitere Informationen zu den Übertragungen nach lexoffice eingesehen werden. Rückmeldungen von lexoffice warum ein Beleg nicht angelegt werden konnte findet man ebenfalls im Log.

Bitte bei Problemen die Option „Debug Modus“ aktivieren. Damit werden zusätzlich Einträge ins Log geschrieben die bei der Fehlerbehebung weiterhelfen.