Konfiguration

Nach installation des Plugins das Backend neu laden mit F5.

Einstellungen ⇒ Grundeinstellungen⇨ Weitere Einstellungen ⇨ lexoffice FiBu auswählen und die Plugineinstellungen bearbeiten.

Debug Modus:
Ist diese Option aktiviert, werden JSON Daten die nach lexoffice gesendet werden zusätzlich ins Log geschrieben. Bei Problemen mit der Übertragung können  diese Daten als erstes herangezogen werden zur Prüfung.

Beleg automatisch nach Erstellung der Rechnung nach lexoffice übertragen:
Wird im Backend eine Rechnung oder Gutschrift erstellt (einzeln oder über den Batch-Modus), wird direkt im Anschluss automatisch die Rechnung nach lexoffice übertragen.

OSS Variante:
Bitte hier die entsprechende Einstellung auswählen, die auch in lexoffice selbst unter „Allgemeine Einstellungen“ konfiguriert wurde.

Kategorie für Belege:
Mit dieser Option wird festgelegt, in welche Kategorie bei lexoffice die Belege kategorisiert werden.
Dafür stehen folgende lexoffice Kategorien zur Verfügung:
– Warenverkäufe
– Dienstleistungen
– Einnahmen

Bei Bestellungen in Drittländer oder EU-Länder, wird automatisch die korrekte Kategorie in lexoffice verwendet.

Zahlstatus für bezahlte Rechnung:
Wird in lexoffice eine Rechnung auf „Komplett Bezahlt“ gesetzt, kann dieser Zahlstatus automatisiert an den Shopwareshop gesendet werden und entsprechend den Zahlstatus der Bestellung ändern.

Steuerfrei:
Bei der Kleinunternehmerregel muss Steuerfrei auf „Ja“ gestellt werden.

Sammelkunde oder Daten aus Beleg verwenden:
Es besteht die Möglichkeit Belege auf den Sammelkunden (wird automatisch von lexoffice erstellt) oder auf die Kundendaten aus dem Beleg zu verwenden.

Werden die Kundendaten aus dem Beleg verwendet, dann wird anhand der E-Mail Adresse geprüft, ob der Kunde bereits in lexoffice vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Kunde direkt in lexoffice angelegt mit den Daten aus der Bestellung.

Bevor die Schnittstelle genutzt werden kann, muss ein Access Token generiert werden. Dazu ist es nötig bei lexoffice ein Authorisierungscode anzufordern.

Unter Einstellungen -> lexoffice FiBu -> Konfiguration kann einfach über den Button „Authorisierungscode von Lexoffice erhalten“ der benötigte AuthCode erstellt werden. Der Button öffnet ein neues Fenster, bei dem man sich in seinen lexoffice Account einloggen muss.

Der Zugriff muss noch bestätigt werden und anschließend erhält man seinen Authorisierungscode.
Dieser Code wird dann im Feld „Authorization Code“ eingefügt. Nachdem die Datenschutzbestimmungen akzeptiert wurden, wird der Button „Token generieren“ freigeschaltet.

Im letzten Schritt muss nur noch das Token generiert werden indem auf den Button „Token generieren“ geklickt wird.

Im Bestelldetail unter „Dokumente“ wird bei Rechnungen und Gutschriften das lexoffice Icon angezeigt, sofern der Beleg noch nicht nach lexoffice übertragen wurde. Mit diesem Button besteht die Möglichkeit, Belege manuell nach lexoffice zu übertragen.

Ist die Pluginoption „Beleg automatisch nach Erstellung der Rechnung nach lexoffice übertragen“ aktiviert, wird automatisch direkt nach Erstellung über den Button „Dokument erstellen“der Beleg inklusive PDF nach lexoffice übertragen. (Wurde der Beleg erfolgreich nach lexoffice übertragen, wird die Detailansicht automatisch geschlossen!)

Gleiches gilt bei Verwendung der Stapelverabeitung. Bei aktivierter Pluginoption werden direkt alle selektierten Belege nach lexoffice übertragen.

Über die Freitextfelder am Dokument (Icon mit grünem Plus), kann eingesehen werden, ob der Beleg bereits nach lexoffice übertragen wurde. Ist dies der Fall, wird der Beleg erst wieder nach lexoffice übertragen, wenn das Attribut dazu entfernt wurde.

Bitte dabei beachten, dass die Ansicht nach Änderung des Freitextfeldes nicht aktualisiert wird. Dazu muss das Bestelldetail wieder geschlossen und das Bestell-Listing aktualisiert werden.

Wird der Beleg automatisch nach Erstellung der Rechnung übertragen, besteht zusätzlich die Möglichkeit vorab einige Konfigurationsoptionen zu setzen.
Dafür stehen die Optionen von Shopware bereit:
Angezeigtes Datum: Wird hier ein abweichendes Datum eingetragen, wird dieses verwendet anstatt des Datums der Rechnungserstellung.
Lieferdatum: Kann für das Lieferdatum in lexoffice verwendet werden.
Steuerfrei: Wird diese Option aktiviert, werden alle Positionen (inkl. Versand) ohne Mehrwertsteuer übertragen.
Dokument Kommentar: Text in diesem Feld wird in lexoffice in das Feld „Beschreibung“ eingetragen. Das Feld ist in lexoffice durchsuchbar.

Bitte beachten:
– Wenn ein Dokument aus dem Shop entfernt wird, wird der Beleg nicht in lexoffice gelöscht!
– Es wird in lexoffice nicht geprüft, ob ein Beleg bereits mit der gleichen Rechnungsnummer vorhanden ist. Um doppelte übertragungen zu verhindern gibt es dazu ein Freitextfeld am Dokument, welches angibt ob ein Beleg übertragen wurde oder nicht.
Soll ein Beleg erneut übertragen werden, so muss lediglich das Freitextfeld abgehakt werden über das Backend.

lexoffice FiBu Log

Jede Übertragung nach lexoffice wird in einem Log festgehalten. So kann immer eingesehen werden, warum eine Bestellung oder ein Kunde nicht angelegt wurden.

Bitte bei Problemen die Pluginoption „Debug Modus“ aktivieren. Damit werden zusätzlich Einträge ins Log geschrieben die bei der Fehlerbehebung weiterhelfen.